POLÍTICA DE PRIVACIDAD
VIRTU360® – Virtu AI Holding LLC
Fecha de entrada en vigencia: 19/06/2025
1. INTRODUCCIÓN
Esta Política de Privacidad describe cómo Virtu AI Holding LLC (“Virtu360”, “nosotros”) recopila, utiliza, almacena, comparte y protege información personal y datos asociados al uso de la plataforma Virtu360® (incluyendo sitio web, aplicaciones web/móvil y funcionalidades integradas), cuando usted (“Usuario”, “Cliente”) accede o utiliza nuestros servicios.
Al usar Virtu360, usted acepta las prácticas descritas en esta Política. Si no está de acuerdo, por favor no utilice la plataforma.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
• Nombre legal: Virtu AI Holding LLC
• Domicilio: 10218 N 28th St, Tampa, FL 33612, EE. UU.
3. ALCANCE Y DEFINICIONES BÁSICAS
3.1. Tipos de datos
• “Datos personales”: información que identifica o puede identificar a una persona (p. ej., nombre, correo, teléfono, identificadores en línea).
• “Datos del Cliente”: información que el Cliente carga o genera en la plataforma (p. ej., bases de contactos, conversaciones, registros de CRM, formularios, tickets, contenido).
• “Datos de uso”: información técnica y de actividad (p. ej., logs, eventos, IP, navegador).
3.2. Roles
• En la mayoría de casos, el Cliente es responsable por la información que carga de sus propios clientes/prospectos (“titulares”) y Virtu360 actúa como proveedor de plataforma y soporte para prestar el servicio.
• El Cliente declara que cuenta con bases legales y permisos necesarios para cargar y tratar esos datos dentro de Virtu360 (por ejemplo, consentimiento u otra base legal aplicable).
4. DATOS QUE RECOPILAMOS
4.1. Datos que usted nos proporciona
• Datos de registro y cuenta: nombre, correo, teléfono, empresa, cargo/rol.
• Datos de facturación: razón social, NIT/EIN u otro identificador fiscal, dirección fiscal, historial de facturación.
• Contenido y datos cargados a la plataforma: contactos/leads, listas, etiquetas, campos personalizados, conversaciones, formularios, respuestas, archivos, material de soporte, y cualquier información que el Cliente decida integrar o ingresar.
• Solicitudes y comunicaciones: información que usted envía a soporte (tickets), chats, llamadas o formularios de contacto.
4.2. Datos recopilados automáticamente
• Datos de uso y diagnóstico: logs de acceso, actividad dentro del sistema, fecha/hora, páginas vistas, eventos, clics, errores.
• Datos técnicos: IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, identificadores, zona horaria aproximada.
• Cookies y tecnologías similares (ver sección 10).
4.3. Datos relacionados con IA (si el Cliente activa funciones de IA)
• Prompts, instrucciones, contexto y contenido necesario para procesar solicitudes dentro de las funciones de asistentes/agentes de IA.
• Salidas generadas (respuestas) y metadatos de uso para mejorar la operación, control de calidad y trazabilidad.
Nota: Virtu360 no solicita ni recomienda cargar información sensible (salud, datos biométricos, datos de menores, etc.). Si el Cliente decide cargar datos sensibles, lo hace bajo su responsabilidad y debe garantizar base legal, medidas adicionales y cumplimiento normativo aplicable.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Tratamos datos para:
a) Proveer y mantener la plataforma: autenticación, provisión de funcionalidades, operación del CRM, automatizaciones, canales, dashboards, etc.
b) Administrar cuentas y facturación: cobros, impuestos, soporte de pagos, gestión de suscripción.
c) Brindar soporte y servicios profesionales: onboarding, configuración, diagnóstico, capacitación y asistencia.
d) Seguridad y prevención de fraude: monitoreo, auditoría, detección de abuso, protección de cuentas.
e) Mejorar el servicio: análisis interno, desempeño, corrección de errores, mejora de experiencia.
f) Comunicaciones transaccionales: alertas del sistema, notificaciones, mensajes de servicio, cambios de cuenta.
g) Comunicaciones de marketing (cuando aplique): contenido educativo, novedades y promociones, siempre con opciones de baja y/o consentimiento cuando sea requerido.
h) Cumplir obligaciones legales: requerimientos regulatorios, contables, fiscales o judiciales.
6. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO
Dependiendo del caso, usamos una o más de estas bases:
• Ejecución de contrato: para prestar el servicio contratado.
• Interés legítimo: para seguridad, prevención de fraude y mejora del servicio.
• Cumplimiento legal: para obligaciones fiscales/contables y requerimientos legales.
• Consentimiento: para comunicaciones de marketing cuando sea exigible, y para ciertas cookies/tecnologías según configuración y ley aplicable.
7. COMPARTICIÓN DE DATOS (TERCEROS)
Podemos compartir datos estrictamente necesarios con:
• Proveedores de infraestructura y servicios en la nube (hosting, almacenamiento, monitoreo).
• Proveedores de mensajería y canales (por ejemplo, para WhatsApp Business API, SMS, email), cuando el Cliente los activa.
• Pasarelas y procesadores de pago (por ejemplo, Stripe, PayPal) para facturación.
• Proveedores de IA (por ejemplo, servicios de modelos de lenguaje) cuando se activan funciones de IA.
• Proveedores de integraciones (por ejemplo, conectores, Zapier/Make) cuando el Cliente configura integraciones.
• Asesores profesionales (legales/auditores) bajo confidencialidad, cuando sea necesario.
• Autoridades competentes cuando la ley lo exija o para proteger derechos y seguridad.
No vendemos datos personales a terceros.
8. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
Dado que Virtu360 opera desde EE. UU. y utiliza proveedores globales, sus datos pueden transferirse y procesarse en países distintos al suyo. Cuando corresponde, aplicamos medidas contractuales y de seguridad razonables para proteger la información durante transferencias internacionales.
9. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS
• Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas.
• Tras cancelación o solicitud válida de eliminación, eliminaremos o anonimizaremos los datos dentro de un plazo razonable, normalmente hasta 30 días, salvo:
- obligaciones legales (fiscales/contables),
- disputas o reclamaciones en curso,
- necesidades técnicas justificadas (copias de seguridad con rotación), en cuyo caso se elimina en el siguiente ciclo de retención.
Recomendación: antes de cancelar, el Cliente debe exportar la información que necesite conservar.
10. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
Usamos cookies y tecnologías similares para:
• Autenticación y seguridad (sesión, prevención de fraude).
• Preferencias (recordar configuración).
• Analítica (medición de uso y rendimiento).
• Marketing/remarketing (cuando aplique y según consentimiento y ley aplicable).
Usted puede gestionar cookies desde su navegador. Algunas cookies son necesarias para el funcionamiento básico de la plataforma.
11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Implementamos medidas razonables para proteger la información, incluyendo:
• Cifrado en tránsito (TLS) cuando aplica.
• Controles de acceso (usuarios, roles, permisos).
• Monitoreo y registro de eventos (logs) para seguridad y auditoría.
• Copias de seguridad y controles operativos.
Ningún sistema es 100% seguro. En caso de incidente de seguridad relevante, notificaremos conforme a la ley aplicable y a los procedimientos internos de respuesta a incidentes.
12. DERECHOS DEL USUARIO
Según la legislación aplicable, usted puede solicitar:
• Acceso a sus datos.
• Rectificación/actualización.